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法人カードのWeb明細ってどんな感じ?

2019/03/29

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法人カードのWeb明細ってどんな感じ?

法人カードで「Web明細サービス」を利用すると、いつでもどこでもスマホで利用状況の確認ができるようになります。Web明細を利用するメリットとデメリットを紹介します。

Web明細サービスとは?

Web明細サービスとは、月々の利用明細をWebで確認できるサービスです。カードによって利用方法は異なり、マイページに登録するだけで良いもの・書面による申し込みが必要なものなどがあります。どのカードでも利用登録は無料です。

Web明細サービスを利用すると、スマホやパソコンで手軽に明細や利用可能残額を確認できます。たとえば、「今月はあといくらカード払いができるのか」「去年のこの時期はどのくらいお金を使ったか」といったこともスムーズに確認できます。

Web明細で確認できること

Web明細で確認できることは、一般的に以下のような項目があります。

  • 利用日、利用先、利用金額
  • 手数料、利息、年利%
  • 支払開始年月、支払回数
  • 当月請求額
  • 翌月繰越残高
  • 利用可能金額(ショッピング額、キャッシング額)

Web明細を選択するメリットとデメリット

Web利用明細サービスのメリットとデメリット

メリット デメリット
  • 明細をスマホやパソコンからいつでも確認できる
  • 明細データをダウンロードして活用できる
  • 明細データを確実に保存できる
  • 次回請求額をいち早く知ることができる
  • 明細書を証憑書類として印刷する必要がある
  • Web明細の確認がおざなりになりやすい

ほとんどのカード会社は、紙の明細書よりWeb明細を推奨しています。これには、印刷や郵送のコストがかからなくなるという理由があります。カード会社にとっても、Web明細に切り替えることはメリットが大きいのです。

一般の個人用クレジットカードでは、Web明細サービスを利用することで年会費が安くなるものがあります。法人カードでは、基本的に割引サービスは見当たりません。ただし、ポイントモールサイトからマイページに進むタイプのカードは、モール経由でネットショッピングをすることでポイントがたくさんもらえるというメリットがあります。

スマホやパソコンからいつでも確認できる – Web明細のメリット

Web明細サービスでは、スマホやパソコンで最新の利用明細を確認できます。場所を選ばず、手が空いた時にすぐチェックできます。

外出の多い業務の人も、オフィスに出向くことなく見たいと思った時に明細を見ることが可能です。カードによっては、請求内容だけでなくポイント残高などの情報も確認が可能です。

明細データをダウンロードして活用できる – Web明細のメリット

Web明細を利用すると、csvファイルやpdfファイルなどでデータをダウンロードできます。csvデータは会計ソフトやExcelなどで利用できるフォーマットで、データはそのまま会計ソフトに移して処理できます。

通常の経費処理は、領収書の請求額を会計ソフトに1件ずつ入力する必要があります。明細データを使えるのであれば、会計処理業務は格段に楽になります。

作業の負担が軽くなるだけではありません。誤記などのミスが少なくなり、会計処理に費やしていた時間を本業に回すことができます。

明細データを確実に保存できる – Web明細のメリット

カード発行会社により多少の差がありますが、明細データは1年3カ月程度Web上に保存されています。期間内であれば、明細データをいつでも引き出すことが可能です。中には、最長17ヵ月分を照会できるものもあります(JCB法人カード)。

1年3カ月は半端に感じられますが、これには理由があります。過去のデータを必要となる時期は、おおむね決算期です。2月・3月になって、昨年中のデータを確認するために必要な期間…「1年3カ月」と保存期間が設定されているのです。

1年3カ月のデータ保存のおかげで、確定申告の時期になって「明細書、捨てちゃってた!」ということなく、利用明細を確認できるわけです。

次回請求額をいち早く知ることができる – Web明細のメリット

次回の支払い金額が確定すると、メールで通知されます。Web明細では、郵送による明細書よりも早く請求の詳細を確認できます。前回の買い物の引き落としが今月分なのか来月分なのか、といったこともスムーズに解決します。

請求額が早くわかると、その分余裕を持って入金の準備ができ、口座管理も楽になります。なお、指定口座からの引き落としができなかった時は、紙の利用明細が郵送される場合もあります。

明細書を証憑書類として印刷する必要がある – Web明細のデメリット

カードの利用明細は、確定申告の際の「経費証明書類」として利用することができます。紙の利用明細書を郵送されているのであれば毎月保管していれば良いのですが、Web明細サービスを利用した場合は、必要な分を印刷しておく必要があります。

カード利用明細は正式な証憑書類にはならないのですが、実際のところ、税務調査の際に証憑書類として利用できたというケースを散見します。中小企業や個人事業主の事業会計では、利用明細は一定の効力がある書類となりうるのです。大切に保存し、必要であれば印刷をしておくことをおすすめします。

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Web明細の確認がおざなりになりやすい – Web明細のデメリット

Web明細はいつでもどこでも確認できて便利です。一方で、慣れてくると連絡メールなどが来てもチェックがおざなりになりがちです。明細の確認をつい後回しにしてしまったり、軽く目を通しただけで済ませてしまったりすると、不正利用に気づかない恐れがあります。

不正利用については、60日以内に届け出をするとカード会社より補償を受けられる場合があります。期間はカードにより異なりますが、不正利用に気づかずこの期間を過ぎてしまうと補償を受けることができません。

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